Digitalisierung von Office-Prozessen im Werkzeug- und Formenbau

[Blogtitel] Digitalisierung von Office-Prozessen im Werkzeug- und Formenbau [Beschreibung]Ein Blick in kleine Unternehmen zeigt häufig, dass zur Digitalisierung der kompletten Wertschöpfungskette noch viele Aufgaben zu bewältigen sind. [Bildquelle] iStock 42898180 Das Bild zeigt Prozess-Abläufe
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Ein Blick in kleine und mittlere Unternehmen zeigt häufig, dass zur Digitalisierung  der kompletten Wertschöpfungskette noch viele Aufgaben zu bewältigen sind.

Digitalisierung auf dem Vormarsch

Die Digitalisierung unserer Gesellschaft schreitet mit großen Schritten voran. Es ist spannend zu sehen, welche Potentiale neue Technologien möglich machen können. Digitalisierung – das bedeutet auch eine hunderprozentige Kundenorientierung und Entscheidungen in Echtzeit. Aber wo stehen wir heute in Bezug auf digitale Prozess, Kundenorientierung und Echtzeit-Entscheidungen? An dieser Stelle möchte ich den kritischen Blick in die Bürowelt von kleinen und mittelständischen Unternehmen werfen. Was passiert, wenn der Geschäftsführer einen kompletten 360° Blick auf seinen Kunden haben möchte?

In den letzten Jahren ist sehr viel passiert. Die IT-Technologie hat sich mit großen Schritten weiterentwickelt und Internet sowie E-Mail sind praktisch nicht mehr aus dem Alltag wegzudenken. Moderne Technologie hat uns geholfen, die Geschwindigkeit zu erhöhen und die Produktivität nachhaltig zu verbessern. Alles gut und alles digital – oder?

Papier allgegenwärtig

Werfen wir dazu einen kurzen Blick in das Unternehmen in den Bereich Finanzen. Alle

  • Auftragsbestätigungen,
  • Lieferscheine und
  • Ausgangsrechnungen

liegen in der Regel in der kaufmännischen Anwendung und werden elektronisch per E-Mail versendet. Kundendaten werden dort ebenfalls gepflegt. Aber was passiert mit den Eingangsrechnungen?

Diese treffen zu einem großen Teil bereits elektronisch ein – aber eben nicht komplett. So gelangen heute noch viele Rechnungen in Papierform in die Unternehmen. Was macht man mit diesen? Abheften im guten alten Leitz-Ordner? Scannen und ablegen? Aber wo? Auf dem Fileserver? Oder am besten in der kaufmännischen Anwendung?

Häufig finden die Eingangsrechnungen dann noch Ihren Weg in den bewährten Leitzordner und damit ist der Medienbruch an dieser Stelle perfekt. Bereits hier ist eine „unternehmensweite Suche“ oder „Informationen auf Knopfdruck“ gescheitert.

Fileserver ade

Im Vertrieb werden die Angebote beispielsweise mit Microsoft Word geschrieben und auf dem „Laufwerk Z: – dem Fileserver“ gespeichert. Jeder Mitarbeiter hat dort sein eigenes Verzeichnis in dem er mehr oder weniger gut organisiert und strukturiert die Dokumente ablegt. Sehr oft bleiben Dokumente aber auch auf der lokalen Festplatte des Sachbearbeiters liegen.

Die Kundendaten des Kunden verbleiben im Microsoft Outlook beim Mitarbeiter aus dem Vertrieb. Viele Angebote werden als PDF per E-Mail versendet. Aber wo bleibt eigentlich die E-Mail? Liegt diese auf dem E-Mail-Server zentral in einem Kundenordner? Oder verschwindet diese in einer lokalen PST-Datei beim Mitarbeiter auf der lokalen Festplatte?

Wenn aus dem Angebot ein Auftrag wird, dann passiert es häufig, dass der geschlossenen Vertrag in Papierform vom Kunden unterschrieben den Weg vom Kunden zurück in das Unternehmen findet – oftmals direkt in den Aktenschrank des Geschäftsführers, wo alle Verträge zentral aufbewahrt werden.

Digitale Kundenansprache

Die Werbung möchte ein Mailing an die Kunden versenden und erhält dazu vom Vertrieb die aktuellen Kundendaten – in Form einer Excel Liste. Die Daten werden in die Newsletter-Anwendung eingetragen und der Newsletter wird erfolgreich versendet. Die Anwendung meldet zurück, dass einige Adressen nicht erreicht werden konnten.

Wenn es gut läuft, informiert die Werbung den Vertrieb. Im besten Fall aktualisiert der Vertrieb seine Outlook-Kontakte. Ansonsten werden die falschen Adressen auch für weitere Anschreiben verwendet. Das gleiche gilt für einen neuen Kontakt, der beispielsweise über die Webseite in das Unternehmen gelangt.

Der Vertrieb trägt die Daten wieder im Outlook ein, wenn es gut läuft, und in einer späteren Phase legt der Bereich Finanzen und auch der Support die Kontaktdaten entsprechend in der kaufmännischen Anwendung bzw. der Helpdesk-Anwendung an.

Herausforderung Digitalisierung

Das Beispiel zeigt ein auf, wo wir teilweise bei kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) stehen und wie weit der Weg zur Digitalisierung ist. Beim gehoben Mittelstand oder Großunternehmen sind viele dieser Themenstellungen bereits gelöst. Aber auch dort sind Prozesse noch nicht komplett bzw. durchgängig digitalisiert.

Vielleicht findet sich das eine oder andere Unternehmen in den beschriebenen Szenarien wieder – vielleicht auch nicht. Eines wird aber auf jeden Fall deutlich. Auch wenn Dokumente in elektronischer Form vorlegen ist man noch lange nicht digitalisiert. Dazu müssen Anwendungen nahtlos integriert und den kompletten Prozess unterstützen.

Kundenfokussierung

Die Antwort, auf die oben gestellte Frage „Was passiert, wenn der Geschäftsführer einen kompletten 360° Blick auf seinen Kunden haben möchte“ lautet die Antwort – hektische Betriebsamkeit, denn die Informationen sind nicht so einfach auf Knopfdruck abrufbar und müssen aktuell oft mühselig aus einzelnen Anwendungen und Datensilos zusammengestellt werden.

Somit sind wir von Entscheidungen in Echtzeit noch ein gutes Stück entfernt. Der Weg zum digitalisierten Unternehmen ist eine längere Wegstrecke die vor uns liegt und wir können nicht einfach den Hebel umlegen und sagen „wir arbeiten jetzt digital“. Auf jeden Fall ist eines wichtig – auf dem Weg zur Digitalisierung ist es elementar wichtig, die eigenen Prozesse unternehmensweit aus Sicht des Kunden zu betrachten.

Dazu müssen alle Beteiligten Mitarbeiter bzw. Abteilungen im Unternehmen den gesamten Prozess verstehen und diesen immer ganzheitlich aus Kundensicht und nicht aus der eigenen Innenansicht betrachten. Auch wenn beispielsweise Werbung, Vertrieb und Finanzen bereits jeder für sich digital arbeitet, dann bedeutet das nicht, dass der komplette Prozesse digitalisiert ist, effizient und vor allem kundenorientiert abläuft.

 

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Digitalisierung von Office-Prozessen im Werkzeug- und Formenbau
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Ein Blick in kleine Unternehmen zeigt häufig, dass zur Digitalisierung der kompletten Wertschöpfungskette noch viele Aufgaben zu bewältigen sind.
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//Analyst//Blogger//Keynote Speaker// zu den Fokusthemen #Industrie40, #IoT und #Digitalisierung.Herzlich willkommen auf meinem Ingenieurversteher-Blog. Hier schreibt ein echter, aber nicht ein typischer Ingenieur.Nach einer soliden Ausbildung bei Siemens zum Feinmechaniker habe ich das Abitur nachgeholt und Maschinenbau studiert. Der Schwerpunkt Informatik im Hauptstudium war wohl der ausschlaggebende Grund, dass es mich in die Software-Industrie gezogen hat wo ich heute noch immer aktiv unterwegs bin. Für die Funktionen Vertrieb, Marketing und Produktmanagement habe ich mich meine Leidenschaft entdeckt – sicherlich nicht immer typisch für einen Ingenieur.Im Rahmen meiner Diplomarbeit haben mich Themen wie „Computer Integrated Manufacturing (CIM)“ beschäftigt. Viele Aspekte sind davon heute umgesetzt. Mit der Digitalisierung unserer Gesellschaft allgemein sowie dem Einzug des Internets in die Produktion stehen wir vor großen Herausforderungen, die uns langfristig intensiv beschäftigen werden. Der klassische Ingenieur wird nun mit völlig neuen Themengebieten konfrontiert.Das war u.a. die Motivation für diesen Blog, die Themenbereiche Industrie 4.0 und Digitalisierung aufzugreifen und regelmäßig darüber zu schreiben – leicht verständlich und nicht technisch tief. Gerade aus diesem Zusammenhang hat sich die Marke „Ingenieurversteher“ entwickelt. Ingenieure sind in der Regel Künstler mit einem sehr tiefen technischen Verständnis. Oft sind sie allerdings nicht in der Lage, technisch komplexe Zusammenhänge leicht verständlich einer Zielgruppe zu vermitteln, die nicht über dieses tiefe technische Wissen verfügt. Um Ideen und Innovationen zu vermarkten, müssen diese in eine leicht verständliche Sprache übersetzt werden. Mit einer Vorliebe für analytisches und strukturiertes Recherchieren , der Leidenschaft für das Schreiben und der Freude am Präsentieren ist die Idee vom „Ingenieurversteher“ entstanden.

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